Встреча гостей из СПБ (взгляд изнутри)

Всем привет!
В голове много мыслей о том, как прошёл вечер 12.08.11. На душе осталось очень много позитива, но есть и отрицательные моменты, так называемые косяки.
Очень хочется высказаться и поделиться. Рассказать с чего всё начиналось, как шла подготовка и соответственно, как всё это прошло.
Это будет своеобразный взгляд изнутри, в котором я хочу описать всё в подробностях.
И ещё хочется добавить, что на моём веку, это первое мероприятие подобного масштаба, в котором я принимал непосредственное участие.



Много текста.
И так, поехали...


28.07.11
Читаю пост о желании Питерцев приехать в Москву колонной.
Было понятно, что это своего рода СОБЫТИЕ, а значит нужно сделать трансляцию данного мероприятия, чтобы многие смогли посмотреть весь процесс встречи гостей из Питера!

03.08.11
Слежу за постом уже целую неделю и до 12 августа уже остаётся не так много времени! Обсуждение уже поутихло и на смотре уже нет такого ажиотажа по поводу данного события. В комментариях уже с меньшей периодичностью проскальзывают сообщения, типа классно придумали, ждём, встретим и тд и тп.
И я вдруг понимаю, что фактически организации встречи, как таковой нет (((

04.08.11
Ещё не совсем понимая, что и как буду делать, Я начинаю думать, что для этого надо.
Не вдаваясь в детали, начал с основных моментов, а это:
1) Нужно собрать, как можно больше смотровчан.
2) Нужно организовать музыку.
3) Устроить видеотрансляцию для тех, кто с нами, но далеко.
4) Обязательно накормить гостей с дороги.
5) Традиционно угостить гостей кальянами.
6) Одарить гостей пусть хоть и маленькими, но подарками.
7) Заснять весь процесс на фото и видео.
8) Добавить в программу, некое развлекательное шоу.

Ну с 3им и 5ым пунктами для меня всё сразу было понятно, а вот с остальными пунктами, надо было что то решать. Несколько дней, эти мысли не давали мне покоя, пока не случилось следующее...

07.08.11
Мне позвонил Ярослав и говорит:
- Мы тут хотим организовать встречу Питерцам, ты как ?
- Я? Да я тоже хочу организовать встречу...
- Давай встретимся, обсудим?
Договорились о встрече и уже через пол часа мы сидели в кафе и обсуждали, что и как будет... Были Ярослав, Виталий с супругой и Я соответственно. Сидели наверное часа 2 или 3 :-).
Обговорили основные вопросы, каждый высказал свои идеи, набросали план действий, определили кто и что может(будет) делать. Решение принято, общий консенсус выведен и в заключении нашей встречи было решено так:
1) Так как Виталий с супругой к тому моменту уже купили первый шатёр и они очень хотели угостить гостей, шашлык и всё что было связано с угощением пало на их плечи.
2) Ярослав предложил усовершенствовать техническую составляющую праздника и добавил ко всем пунктам организацию FM трансляции для автомагнитол и связь посредством раций.
3) Я взял ответственность за видеотрансляцию и подготовку подарков в виде уникальных наклеек.

На этом этапе и началась основная подготовка, так как уже чувствовалась команда и у всех у нас было большое желание сделать это.

И так на 7 августа у нас уже было решено 4 из 9 пунктов нашего списка.
А именно, видеотрансляция, угощение, подарки и радиотрансляция. Оставалось ещё 5 пунктов и я пообещал ребятам, что постараюсь их решить.

Первый кому я позвонил в тот вечер был мой друг и товарищ Дима. Рассказав ему все планы и что переживаю как всё получится, получил ответ "Не переживай!!! Всё сделаем!!! Сейчас позвоню Игорю. Завтра встретимся и ВСЁ обсудим"

08.08.11
Встречаемся в офисе с друзьями "Дима и Игорь. Обговариваем все вопросы мероприятия и для начала определяемся, что Дима берёт на себя фотосъёмку, а Игорь придумывает конкурсы для Питерцев и ведёт видеотрансляцию + ко всему перевозку наших тел в любую точку Москвы в любое время суток(ездить нам пришлось очень много).

В тот момент уже было понятно, что для мероприятия понадобиться ОЧЕНЬ много всякой всячины и от этого голова шла кругом.
Чуть позже я позвонил Эрику и...
- Эрик привет, мы тут организовываем встречу Питерцам.
- Отлично, обращайтесь, любая помощь с моей стороны. В рестайлинге стоит музыкальная аппаратура если надо, берите.

Ближе к дате все вопросы потихоньку решались и как оказалось, справились своими силами )))

В этот же день сначала связываюсь с представителями FRT (Алекс, Андрей и Денис) и выясняется, что они уже тоже подумали о Питерцах и приготовили для них поездку на ночной драг к RJ-Team и договорились о беспрепятственном проезде.

Следующими на связи были администрация Москва ЦАО (Андрей, Вадим и Паша) так как мне сказали, что они тоже, что то готовят. А готовили они, встречу Питерцев при въезде в Москву, занимались вопросом их размещения в гостиницах и решали вопрос с фотографами.

09.08.11
Утром я проснулся и ещё даже не подозревал, что спать я лягу теперь только спустя трое суток, так как вопросов по организации было много, а времени оставалось совсем мало.

Все эти дни, я следил за всем, что относилось к 12.08.11 прочитывал каждый комментарий который так или иначе был связан с этим событием, я был в курсе всего.
Утро этого дня я начал с того, что закинул удочку посредством своих комментариев, чтобы подогреть интерес общественности. Пообщавшись со многими админами сообществ Мск и Мск.обл. понял, что многие в теме и поддержат в плане оповещения и сбора людей. Короче говоря, эти сутки я потратил на то, чтобы решить главный вопрос! Как оповестить и собрать наибольшее количество смотровчан.

10.08.11
в 00:00 часов оформил пост и начал следить за развитием событий, рассылать сообщения на доски сообществ. С этого момента началась активная фаза агитации ))) Спасибо ВСЕМ кто помог мне в это деле и в последующие 2 дня создавал афишы и посты посвящённые данному мероприятию.

В этот день я связался с Олегом и он с радостью согласился помочь с вопросом музыкального сопровождения. Спасибо тебе!

11.08.11
Ночью звонит мне Александр с предложением расширить программу и добавить шоу с выступлением иллюзиониста. Для этого надо было решить лишь несколько вопросов, музыка, освещение, доставка реквизита, радиомикрофон и плюс ещё нужна была ассистентка.
Хочу сказать, что не взирая на все трудности и тяжёлую обстановку Александр достойно выступил. СПАСИБО большое за ШОУ!

Я отредактировал пост, добавив туда инфу о сюрпризе и с утра начал заниматься решением этих вопросов.

Музыка
За музыку отвечал Олег

Освещение
Днём связался с Михаилом, и он согласился помочь с освещением. Миш Спасибо!

Доставка реквизита
Потом связался с Ириной, она согласилась помочь с перевозкой.

Радиомикрофон
Вопрос висел в воздухе до последнего дня, так как штука это дорогая и специфическая.
В итоге нам пришлось купить эту приблуду. Скидывались Я, Дима и Игорь.

Ассистентка
Тут к нам на помощь пришла маленькая принцесса Диана которая с энтузиазмом и большой ответственностью отнеслась к моей просьбе. Александр на столько остался доволен её харизмой и способностями, что в дальнейшем я думаю мы ещё ни раз увидим их совместное выступление.

Вечером Дима, Игорь и Я встречаемся с Ярославом и как говорится ставим точки над И! После разговора и поПИВАния мы возвращаемся в офис ибо дел невпроворот.

12.08.11
Ночь, мы сидим в офисе и придумываем логотип посвящённый мероприятию для изготовления наклеек, которые были подарены Питерцам, кстати организаторы тоже могут получить их совершенно бесплатно. В итоге Дима предлагает вариант, который был наилучшим. После маленького обсуждения ребята идут спать, а я остаюсь в офисе для того чтоб отрисовать и вырезать эти самые подарочные наклейки. В эту ночь я ОЧЕНЬ сильно нервничал, так как до мероприятия оставались считанные часы и я откровенно говоря боялся. В итоге нервы и не спавший трое суток мозг вырубили меня как котёнка.
На утро "Дима и Игорь обнаружив меня спящим в офисе на диванчике, взяли координацию всего процесса(созвоны, переписку, уточнения) в свои руки. Пока Дима выбирал наклейки, Игорь в это время создал пост завершающий агитацию мероприятия. Потом ребята отвезли меня домой где я принял холодный душ, поел и переоделся, мы собрали всё барахло в багажник, затарились в магазине, помыли машину и ТОРЖЕСТВЕННО выдвинулись в центр событий на МАЖОРКУ!
МихаилуСпасибо за организацию парковки для Питерцев.

В тот вечер, на мажорке было просто НЕРЕАЛЬНОЕ количество народу, столько я там ещё не видел. Мне даже показалось, что было больше чем на ДР смотры))) СПАСИБО ВСЕМ кто приехал!

Теперь хочу уделить пару строк так называемым косякам. Куда же без них )))
1) Питерцы приехали чуть позже чем ожидалось и поэтому произошёл временной сдвиг всей программы.
2) Новые радиомикрофоны с новыми батарейками, прошедшие все испытания на кануне вечером, напрочь отказались работать и поэтому шоу осуществлялось посредством Рупора.
3) Я так и не смог поймать стабильный сигнал интернета, и поэтому видеотрансляция не состоялась(((

Но всё это мелочи по сравнению с тем, что устроили нам доблестные служители правопорядка, а именно.
4) Не совсем удачно изменили схему расположения артистов и зрителей во время иллюзионного шоу, запретив спускаться с бордюра(задумывалось всё иначе)
5) Прервали гонки у RJ-Team


В заключении своего рассказа хочу выразить ОГРОМНУЮ благодарность всем кто помогал в подготовке мероприятия.
Особенно хочу отметить тот момент, что ВСЕ без исключения к кому бы я не обратился за помощью, реагировали моментально и безотказно. Ещё раз СПАСИБО ВАМ !!! ВЫ ЛУЧШИЕ!!!

P.S. Из всего этого я понял один очень важный момент, нужно создавать группу(сообщество), которая будет заниматься организацией подобного рода мероприятий.

P.S. P.S. ВАМ ПОНРАВИЛОСЬ 12.08.11 ??? )))